Como continuo a mexer nesse artiguinho, transcrevo-o aqui novamente, com acréscimos e alterações.

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Quem escreve sobre administração do tempo geralmente o faz, não porque seja especialista na questão, mas, sim, porque quer aprender mais sobre o assunto. Pelo menos foi esse o meu caso. Vou relatar aqui algumas de minhas descobertas, como roteiro para a (possível) leitura do texto maior do qual este é um resumo (*).

1. Administrar o tempo não é uma questão de ficar contando os minutos dedicados a cada atividade em que nos envolvemos: é uma questão de definir prioridades. Provavelmente (numa sociedade complexa como a nossa), NUNCA vamos ter tempo para fazer tudo o que precisamos e desejamos fazer. Administrar o tempo é ter clareza sobre o que, para nós, é mais prioritário, dentre as várias coisas que precisamos e desejamos fazer, e tomar providências para que o mais prioritário seja feito – com plena consciência de que o resto provavelmente nunca vai ser feito (mas tudo bem: as coisas que compõem o resto, neste caso, não são prioritárias, ou não são tão prioritárias quanto aquelas que de fato fizemos).

2. Dentre as coisas que vamos listar como prioritárias, algumas estarão na lista porque nos são importantes, outras porque nos são urgentes. Assim, o prioritário é composto do importante e do urgente. É razoável supor que algo que não é NEM importante NEM urgente não estará na lista de prioridades de ninguém. E, também, que a lista de todo mundo conterá coisas que são IMPORTANTES ao lado de coisas que são URGENTES. Não resta a menor dúvida de que as coisas que são ao mesmo tempo importantes E urgentes devem ser feitas imediatamente, ou, pelo menos, na primeira oportunidade. Poucas pessoas questionarão isso. O problema surge com coisas que consideramos importantes, mas que não são tão urgentes, e com coisas que são urgentes, mas às quais não damos muita importância.

3. Digamos que você considere importante ficar mais tempo com sua família do que normalmente consegue ficar. Por outro lado, você tem de trabalhar x horas por dia – onde x é um número relativamente flexível, sobre o qual você tem razoável controle. Se, para você, trabalhar é mais importante do que ficar com a sua família, o problema está resolvido: você trabalha, mesmo que isso prejudique a convivência familiar. Mas e se o trabalho não é mais importante para você do que a convivência familiar? Nesse caso, provavelmente o trabalho é urgente, no sentido de que tem de ser feito, pois doutra forma você pode ser demitido (ou perder clientes, se for autônomo ou empresário) e pode vir a ter dificuldades para manter sua família (embora, sem trabalho, provavelmente vá poder passar mais tempo com ela…).

4. É nesse conflito entre o importante e o urgente que a maior parte de nós se perde, e por uma razão muito simples: algumas das tarefas que temos de realizar não são selecionadas por nós, mas nos são impostas. Isto é: não somos donos de todo o nosso tempo. Quando aceitamos um emprego, por exemplo, estamos, na realidade, nos comprometendo a ceder a outrem parte do nosso tempo (e, também, o nosso esforço, a nossa capacidade, o nosso conhecimento, etc.). Este é um problema real e de solução difícil: não temos, em relação ao nosso tempo, toda a autonomia que gostaríamos de ter.

5. Acontece, porém, que geralmente usamos mal o tempo que dedicamos ao trabalho (e, por isso, temos de fazer hora extra ou trazemos trabalho para casa), ou até mesmo o tempo que passamos em casa e que poderia ser considerado tempo de lazer. Usar mal o tempo QUER DIZER o seguinte: usar o nosso tempo para fazer o que, tanto no trabalho como em casa, não nos é nem importante nem urgente, mas apenas algo que, ou sempre fizemos, pela força do hábito, ou, então, algo que nos foi solicitado e não tivemos coragem de dizer “NÃO”.

6. Alguém me disse, quando eu era criança, que a gente nunca deveria abandonar a leitura de um livro, por pior que ele fosse. Que bobagem! Mas até que descobri que isso era uma bobagem, desperdicei muito tempo terminando de ler coisa intragável e que de nada me serviu — por causa desse malfadado conselho! Por outro lado, uma vez me peguei dizendo a meus filhos que não poderia fazer algo com eles (não me lembro exatamente o quê) num domingo de manhã porque precisava ler os jornais. Naquela época eu lia, religiosamente, a Folha e o Estadão (principais jornais de São Paulo) aos domingos de manhã – e, no domingo, esses jornais são enormes! Lia por puro hábito. Achava que um professor tem de se manter informado. Mas quando disse que “precisava” ler os jornais me dei conta de que realmente não precisava lê-los. Perguntei-me o que de pior poderia me acontecer se eu não lesse os jornais… e NADA, foi a resposta que, honestamente, tive de dar. Se houver algo importante nos jornais provavelmente fico sabendo no noticiário da TV, ou na VEJA (revista semanal). Mas daí me perguntei: eu preciso ler a VEJA todas as semanas? Resposta: não. Existe algo que eu prefiro ler/fazer naquelas manhãs de domingo que ganhei? Claro, muitas coisas, como, por exemplo, sair com os filhos – PARA AS QUAIS EU ANTES NÃO TINHA TEMPO. Ganhei as horas dos jornais, ganhei as horas da VEJA, fui ganhando uma horinha aqui outra ali, para as coisas que eu realmente queria fazer há muito tempo e para as quais não encontrava tempo (isto é, achava que não tinha tempo)…

7. Outras vezes não é a força do hábito que nos atrapalha, mas nossa incapacidade de dizer “NÃO”. Recusar um pedido de alguém de quem você gosta, ou a quem admira, e que, portanto, não gostaria de desagradar, é uma das coisas mais difíceis da vida. (Estou pressupondo aqui que não se trata de seu chefe, que não pede, manda…). Mas nunca vamos conseguir administrar bem o nosso tempo, i.e., as nossas prioridades, se rotineiramente dermos aos outros (que não o nosso chefe no trabalho) o poder de determinar a nossa agenda. Admiro os que, mesmo diante de um pedido cativante de alguém a quem amam ou respeitam, são capazes de dizer: “Sinto muito, não posso. No momento estou dando atenção às minhas prioridades para o dia de hoje” – e as prioridades, no caso, podem até envolver ficar descansando, sem fazer nada, ou terminar de ler um romance cuja leitura nos é importante.

8. Administrar o tempo é ganhar autonomia sobre a sua vida, não é ficar escravo do relógio. Administrar o tempo uma batalha constante, que tem de ser ganha todo dia. Se você quer ter a autonomia de decidir passar mais tempo com a família, ou sem fazer nada, ou nas leituras há tempo postergadas, você tem de ganhar esse tempo deixando de fazer outras coisas que são menos importantes para você. Em última instância pode ser que você até tenha até de, eventualmente, arrumar outro emprego ou outra ocupação – ou reduzir suas horas de sono.

9. O tempo é distribuído entre as pessoas de forma bem mais democrática do que muitos dos outros recursos de que nós dependemos (como, por exemplo, a inteligência, a capacidade de trabalho, o dinheiro). A menos que se trate do último dia de nossas vidas, todos os dias cada um de nós recebe exatamente 24 horas: nem mais, nem menos. O rico não recebe mais horas no dia do que o pobre, o professor universitário recebe o mesmo número de horas que o apedeuta; o executivo e o operário recebem quantidades de tempo exatamente idênticas a cada dia. Entretanto, apesar desse igualitarismo (que, convenhamos, não existe em relação à inteligência, à capacidade de trabalho, ao dinheiro), uns conseguem realizar uma grande quantidade de coisas num dia e outros, ao final do mesmo dia, têm o sentimento de que o dia se esvaiu e não fizeram nada.

10. A diferença é que os primeiros percebem que o tempo, apesar de democraticamente distribuído, é um recurso altamente perecível. Uma hora perdida hoje (perdida no sentido de que não realizamos nela o que precisaríamos ou desejaríamos realizar) não é recuperada depois: é perdida para sempre. O mesmo vale, com muito maior razão, para um dia, uma semana, um mês, um ano. (Ou uma década: em economia fala-se frequentemente em “décadas perdidas”).

11. Há os que afirmam, hoje, que o recurso mais escasso na nossa sociedade não é dinheiro, não são matérias primas, não é energia, não é nem mesmo inteligência: é tempo. O tempo é o luxo do século XXI. Mas tempo se ganha, ou se faz, fundamentalmente de duas maneiras:

• deixando de fazer (ou, então, se possível, delegando) as coisas que não são nem importantes nem urgentes;
• concentrando as prioridades nas coisas que são importantes e/ou urgentes.

12. A questão da delegação aponta para o fato de que, apesar de o rico ter a mesma cota diária de tempo do que o pobre, ele tem uma enorme vantagem sobre o pobre: ele pode, mediante pagamento, contratar o tempo de terceiros. O assistente, a secretária, o motorista do carro ou o piloto do helicóptero, o mordomo, os empregados domésticos, todos eles são contratados (em geral para cuidar das urgências) a fim de que os que os contratam possam ter mais tempo para dedicar ao importante (importante, naturalmente, para eles). Mas mesmo os mais pobres delegam – como, por exemplo, quando a mãe manda a menina limpar a casa ou o pai manda o menino ir comprar alguma coisa que o pai precisa para fazer o seu trabalho.

13. Quem tem tempo não é quem não faz nada: é quem consegue administrar o tempo que tem de modo a poder fazer aquilo que precisa e que deseja fazer. Por outro lado, ser produtivo não é equivalente a estar ocupado. Há muitas pessoas que ficam ocupadas o dia inteiro exatamente porque são improdutivas – não sabem onde concentrar seus esforços e, por isso, ciscam aqui, ciscam ali, mas nunca produzem nada. Ser produtivo é, acima de tudo, saber administrar o tempo, ter sentido de direção, saber aonde se vai.

14. Administrar o tempo, em última instância, é planejar estrategicamente a vida. Para isso, precisamos, em primeiro lugar, saber aonde queremos chegar (definição de objetivos): onde quero estar, o que quero ser, daqui a 5, 10, 25, 50 anos? O segundo passo é começar a “estrategiar”: transformar objetivos em metas (com prazos e quantificações) e decidir, em linhas gerais, como as metas serão alcançadas. O terceiro passo é criar planos táticos: explorar as alternativas específicas disponíveis para chegar aonde queremos chegar, escolher fontes de financiamento (emprego, em geral, é fonte de financiamento), etc. Em quarto lugar, fazer o que tem de ser feito: agir. Durante todo o processo, precisamos estar constantemente avaliando os meios que estamos usando, para verificar se estão nos levando mais perto de onde vamos querer estar ao final do processo. Se não, troquemos de meios (procuremos outro emprego, por exemplo).

15. Mas tudo começa com uma verdade tão simples que parece uma platitude: se você não sabe aonde quer chegar, provavelmente nunca vai chegar lá – por mais tempo que tenha.

16. Quando o nosso tempo termina, acaba a nossa vida. Não há maneira de obter mais tempo. A morte é o fim absoluto do nosso tempo. Por isso, tempo é vida. Quem administra o tempo ganha vida, mesmo vivendo o mesmo tempo. Prolongar a duração de nossa vida não é algo sobre o qual tenhamos muito controle. Aumentar a nossa vida ganhando tempo dentro da duração que ela tem é algo, porém, que está ao alcance de todos. Basta um pouco de esforço e determinação.

17. Nossa morte pode chegar a qualquer hora, através de um acidente, um atentado, ou uma doença grave. Se nada disso acontecer, provavelmente viveremos mais de setenta ou mesmo de oitenta anos. Isso significa que, mesmo desconhecendo a hora de nossa morte, há um momento na vida, na maior parte dos casos antes de completarmos cinquenta anos (viver mais de cem anos é ainda exceção), em que teremos vivido mais anos do que ainda vamos viver. Mesmo reconhecendo que a definição desse momento é arbitrária e imprecisa, é importante defini-lo – e é importante redefinir nossas prioridades para a metade mais curta de nossa vida.

18. Eventos que colocam nossa vida em sério risco, como um infarto ou um acidente grave, em geral nos fazem agudamente conscientes da precariedade da nossa vida: num minuto estamos vivos, no seguinte, talvez não. Mas é o fato de que a vida é altamente precária que imprime valor a ela e torna extremamente importante administrar o tempo (no sentido aqui visto). Se fôssemos imortais, se nada que fizéssemos ou deixássemos de fazer pudesse causar ou apressar o fim de nossa vida, ela não teria tanto valor (porque, então, não viveríamos sob a égide do tempo, mas, sim, sob a égide da eternidade). É o fato de que algumas de nossas decisões podem encurtar nossa vida, apressar o seu fim, ou mesmo encerrá-la, que imprime valor às nossas decisões e que torna a definição e hierarquização de prioridades, que é a essência da administração do tempo, tão importante.

(*) Este artiguete é resumo, feito em 1998, de um livreto, Administração do Tempo, que escrevi em 1992. O texto do resumo vem sendo levemente revisado nos últimos doze anos e pouco. A última revisão foi feita hoje (e acrescentou os itens 17 e 18). De tudo o que escrevi este é o texto que mais repercussão teve. Já foi reimpresso dezenas de vezes em revistas, jornais e sites – e já fui chamado a dar uma dezena de entrevistas sobre o tema, até para revistas do porte de Você S/A.

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Em São Paulo, 3 de Março de 2011