[Entrevista dada por e-mail para Vanessa Olivier, da revista É Domingo, de Sorocaba. As perguntas estão em negrito, depois da palavra “Pergunta”. Há várias outras matérias sobre esse tema aqui neste blog.]

Pergunta: Como organizar o tempo na vida pessoal, conseguindo um equilíbrio entre trabalho, família, lazer?

Interessei-me pelo tema porque, há uns 15 ou 16 anos, andava assoberbado pelas demandas do  trabalho – era professor da UNICAMP, consultor de empresas, consultor de escolas, estava casado, tinha mulher e quatro filhos, etc. Lazer, nem se pensava. Férias eu não tirava. Nos meses de férias escolares o normal era a mulher ir parar a praia com os filhos e eu ficar em casa trabalhando. Fora das férias, trazia diariamente trabalho para fazer em casa à noite. A maior parte das pessoas conhece bem o problema. Mas, por outro lado, li, naquela ocasião, que o presidente de uma grande empresa multinacional havia saído de férias por 30 dias, e ido para Ushuaia, na Terra do Fogo, e que lá esquecia totalmente do seu trabalho. Queria apenas divertir-se e descansar. Perguntei-me: como é que pode? como é que ele consegue?

Fui estudar a questão e percebi, primeiro, que não há solução fácil ou mágica. A vida contemporânea é complexa mesmo e faz inúmeras demandas sobre o nosso tempo. Mas, em segundo lugar, descobri que, embora não fosse coisa fácil, nem que envolvesse mágica, havia uma série de medidas que podiam nos ajudar a assumir controle de nossa vida – porque é disso, em última instância, que se trata.

A primeira medida é ganhar clareza sobre como gastamos o nosso tempo – fazendo um acompanhamento detalhado dos nossos dias durante um certo período.

A segunda medida é analisar cuidadosamente esses dados, classificando-os entre “Importantes e Urgentes”, “Importantes mas não Urgentes”, “Não-Importantes mas Urgentes” e “Não-Importantes e Não-Urgentes”.

A terceira medida é imediatamente deixar de fazer o que não é nem importante nem urgente. Não é difícil entender o bom senso dessa medida. O difícil é decidir o que é que não é nem importante nem urgente. Ler jornais e revistas semanais de cabo a rabo, navegar sem rumo pela Internet, checar os e-mails duzentas vezes por dia, arranjar os ícones de Windows na tela, brigar demoradamente com a atendente da operadora de telefone por causa de um erro de cinco reais na conta, etc. – nada disso é, pareceu-me então, nem importante, nem urgente. Ganhei preciosos minutos por dia e por semana deixando de fazer isso.

A quarta medida é lidar com o que é urgente mas não é importante. Como as coisas aqui são urgentes, não é possível simplesmente deixar de fazê-las. A solução mais costumeira é delegá-las. Uma secretária, um assistente, um estagiário, um office boy, uma empregada doméstica – ou mesmo o cônjuge ou os filhos – podem assumir muitas dessas tarefas, alguns de forma remunerada, outros como encargos familiares. O problema é que muita gente é incapaz de delegar. Por alguma razão, acredita que só ele é capaz de fazer, e fazer bem, as coisas que é urgente fazer. Conheço um grande advogado que não delega para estagiários nem mesmo a tarefa de ir ao Fórum para lá acompanhar o andamento de processos. Segundo alega, uma vez fez isso e perdeu um prazo importante porque o estagiário bobeou. Mas nunca iremos conseguir administrar o tempo se não soubermos delegar – e lidar com eventuais problemas à medida que aconteçam. A incapacidade de delegar é o primeiro dos inimigos da boa administração do tempo.

Isso resolvido, temos de lidar, como quinta medida, com o que realmente vale a pena: as coisas importantes. É aqui que entra a questão do foco, hoje muito discutida.

Algumas das tarefas importantes são também urgentes: se não pudermos delegá-las a quem possa realizá-las bem, temos de nos dedicar a elas imediatamente e fazê-las o mais rápido possível. Sem relaxo, mas, também, sem perfeccionismo. Se a incapacidade de delegar é o primeiro inimigo da boa administração do tempo, o perfeccionismo é o segundo inimigo. A pressa, dizem, é inimiga da perfeição. Mas a busca da perfeição, embora necessária nas artes e no esporte, é inimiga da gestão eficaz do tempo. O artista e o esportista só conseguem chegar perto da perfeição porque são focados exclusivamente numa só área da vida – deixam tudo o mais de lado. Nós, pobres mortais, que não podemos fazer isso, tempos de abrir mão da busca da perfeição  – sem, porém, abrir mão de certos padrões de qualidade.

Outras coisas importantes não são tão urgentes, ou assim nos parecem. A nossa tendência aqui é procrastinar – empurrá-las com a barriga. A procrastinação é o terceiro grande inimigo da boa administração do tempo. Ter tempo de qualidade com a família é importante para você? Priorize isso. Abra mão, se necessário, de outras coisas menos importantes. Tenha foco. Cuidar de sua saúde, exercitar-se, ter lazer, é importante para você? Priorize isso. Tenha foco. Nada faz com que algo importante seja focado e se torne também prioritário e urgente como um grande susto com a saúde: um infarto, por exemplo. Sei do que falo nesta questão – embora às vezes me pegue me comportando como se não soubesse…

Pergunta: Qual são as conseqüências para quem não consegue tempo para a saúde, para o lazer, para a família?

Um infarto, por exemplo, como acabo de mencionar… Ou o cônjuge encontrar alguém que lhe dê mais tempo e atenção… Ou perceber que os filhos cresceram e você não notou, e, hoje, é quase um estranho em suas vidas… Ninguém conscientemente deseja essas coisas. Mas, frequentemente, nos comportamos não só como se não nos importássemos, mas até mesmo como se as desejássemos!

Pergunta: No que isso pode prejudicar no mundo dos negócios?

Uma pessoa de negócio com problemas de saúde ou com problemas familiares não tem condições de apresentar o mesmo desempenho que apresentaria se a saúde estivesse 100% e tudo estivesse bem com o cônjuge e os filhos.

Pergunta: Quais são as principais barreiras encontradas pelas pessoas que não conseguem administrar sua agenda? E como elas podem rompê-las?

Já as listei: incapacidade de delegar, perfeccionismo, procrastinação. É possível adquirir novos hábitos nessas áreas – mas não é fácil: exige determinação, paciência e persistência. Sempre vai haver recaídas – mas não podemos usá-las como justificativa para voltar aos velhos hábitos.

Pergunta: O que é preciso saber para conseguir sucesso na vida profissional e pessoal?

Gosto de listar os 8 P’s: Pensamento, Propósito, Paixão, Plano, Produção, Provisão, Postura, e Persistência. O sucesso só bem para quem sabe o que busca, para quem sabe aonde quer chegar. Essa a função do Pensamento: uma idéia norteadora que vai nos servir de bússola. Mas o Pensamento só não basta: é preciso que ele se transforme em um Propósito – e que esse Propósito seja perseguido com Paixão. Mas a Paixão não é substituto para a elaboração de um Plano de Ação racional para realizar o Propósito – e um Plano que seja verdadeiramente de Ação, certamente não pode ficar no papel: precisa ser posto em prática, transformado em ação. Essa é a função do que chamo de Produção. Mas para pôr o plano em ação é necessário fazer Provisão: buscar os recursos e os instrumentos requeridos pelo plano para que se transforme em realidade. Isso, no entanto, não se consegue sem Postura: adesão séria a princípios e valores que contribuam para o sucesso. Por fim, Persistência. Vai haver problemas e dificuldades, haverá horas em que ficaremos tentados a desistir… Mas os que são bem sucedidos são aqueles que, mesmo quando caem, “levantam-se, sacodem a poeira e dão a volta por cima”.

Pergunta: Por fim, qual é sua formação profissional e quais são suas especialidades.

Fiz curso de graduação em Teologia e Pós-Graduação (Mestrado e Doutorado) em História (Mestrado) e Filosofia (Doutorado). Fui professor universitário durante 35 anos – 32 dos quais na UNICAMP, da qual me aposentei no final do ano passado (2006). Há cerca de 25 anos me enveredei pela área do uso da tecnologia na eficiência pessoal, no treinamento, na educação. Isso é hoje uma de minhas áreas de atuação profissional, como consultor. A Microsoft é minha principal cliente aqui. Desde janeiro deste ano  (2007) sou Secretário Adjunto de Ensino Superior do Governo do Estado de São Paulo. E, por fim, como já disse, sou casado, tenho quatro filhos e sete netos.

Em Campinas, 25 de fevereiro de 2007