Interessante o artigo de Nizan Guanaes na Folha de hoje (de ontem, se considerar a hora aqui em Lisboa). Sei que há gente que não vai gostar, mas…

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Folha de S. Paulo
28 de Dezembro de 2010

Orgulho líquido

NIZAN GUANAES

Se, depois do lucro líquido, não sobrar orgulho, um dia provavelmente não vai sobrar nada para contar

ERRAMOS MUITO neste país, mas finalmente aprendemos com nossos erros. E, se nós não estamos ainda em plena forma, descobrimos um caminho para chegar lá.

Viver é errar e consertar rápido. Fazer leva tempo. Fazer direito, certo e benfeito leva tempo.

Numa trajetória de crescimento, há muito para comemorar e correções de rotas a fazer. Isso vale para países, para pessoas e para empresas. Numa empresa, só o lucro liberta.

É o que digo aos meus sócios: você entrega o lucro, e eu não apareço para encher o seu saco.

Mas o momento é de aperfeiçoarmos esse conceito. Em vez de só lucro líquido, vamos buscar o orgulho líquido. Se, depois do lucro líquido, não sobrar orgulho, um dia provavelmente não vai sobrar nada para você contar. E criar orgulho é muito mais difícil do que criar lucro. Esse desafio, enorme, deve servir como novo combustível para impulsionar nossas empresas.

Fazer lucro não fazendo a entrega certa é cuidar da sua cadeia produtiva de maneira vil: é não cuidar do funcionário, é não dar assistência e horizonte para ele, é só dar tapinha nas costas, é ser displicente com os fornecedores e com as comunidades envolvidas.

Isso não é lucro sustentável por nenhum ângulo que se observe. A responsabilidade social, em todos os sentidos, deve estar inserida no modelo de negócio das empresas e das organizações.

Responsabilidade social é trabalhar para produtos e serviços que orgulhem a empresa, é adotar práticas comerciais que orgulhem os nossos filhos.

Responsabilidade social é ter o melhor lucro dentro das melhores práticas. E só empresas altamente lucrativas e altamente responsáveis vão prosperar neste mundo altamente competitivo em que lutamos. O lucro e a responsabilidade podem ter sido inimigos no passado, mas são grandes aliados neste futuro que já chegou.

Isso passa pelo desafio de reter talentos -e, quanto mais sofisticadas as tecnologias, maior a necessidade dos talentos. É preciso treinar, engajar em valores e sonhos. Um sonho grande e inclusivo. E se for apenas um sonho por dinheiro, será impossível reter os talentos num mercado tão aquecido e com tantas oportunidades.

Um sonho grande se constrói com orgulho líquido. Seu colaborador precisa pensar da sua empresa: “Eu me orgulho de suas práticas, do seu cuidar das pessoas. Porque ela cobra com rigor, mas remunera com justiça”.

Nós, brasileiros, nos orgulhamos de todo brasileiro que vence, criando valor e devolvendo ao país e às comunidades onde se formou e atua. Muitos desses orgulhos já são verdades hoje. Outros são ainda desafios à frente.

Num país onde tantas empresas juntas foram reunidas com pessoas de origens e culturas tão diferentes, é preciso respeitar o histórico das lideranças e o DNA das empresas e das organizações.

Mas precisamos construir com disciplina uma cultura de orgulho líquido, para termos as melhores organizações dentro das melhores práticas. Assim teremos as grandes líderes, as formadoras de orgulho bruto.

Como fazer sucesso, como ter qualidade, como reter talentos sendo responsável? Siga o dinheiro, mas o dinheiro orgulhoso.

Se você pensa que sabe tudo, está obsoleto. Quem diz que sabe tudo sobre seu próprio negócio está morto. É preciso inovação. Para fazer mais rápido, mais sustentável, mais barato, mais produtivo, melhor.

Convido a todos neste momento reflexivo do ano a fazerem duas perguntas que tenho feito: Isso vai dar dinheiro? Isso vai dar orgulho (para mim, para minha carreira, para meus clientes, para meus colegas, para meus filhos, para meus sócios)?

E vamos assim construir o Brasil 2020.

Fizemos muito nesses últimos dez anos. Até por isso, temos hoje mais capacidade de fazer mais e melhor. Estamos quase em cruzeiro. De tão intenso, 2010 demorou a acabar. A agenda de 2011 já está cheia. Ao trabalho, com orgulho.

Mas antes vamos festejar e descansar, que ninguém é de ferro. Feliz Ano-Novo a todos.

NIZAN GUANAES, publicitário e presidente do Grupo ABC, escreve às terças, a cada 15 dias, nesta coluna.

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Em Lisboa, 28 de Dezembro de 2010

[Entrevista dada por e-mail para Vanessa Olivier, da revista É Domingo, de Sorocaba. As perguntas estão em negrito, depois da palavra “Pergunta”. Há várias outras matérias sobre esse tema aqui neste blog.]

Pergunta: Como organizar o tempo na vida pessoal, conseguindo um equilíbrio entre trabalho, família, lazer?

Interessei-me pelo tema porque, há uns 15 ou 16 anos, andava assoberbado pelas demandas do  trabalho – era professor da UNICAMP, consultor de empresas, consultor de escolas, estava casado, tinha mulher e quatro filhos, etc. Lazer, nem se pensava. Férias eu não tirava. Nos meses de férias escolares o normal era a mulher ir parar a praia com os filhos e eu ficar em casa trabalhando. Fora das férias, trazia diariamente trabalho para fazer em casa à noite. A maior parte das pessoas conhece bem o problema. Mas, por outro lado, li, naquela ocasião, que o presidente de uma grande empresa multinacional havia saído de férias por 30 dias, e ido para Ushuaia, na Terra do Fogo, e que lá esquecia totalmente do seu trabalho. Queria apenas divertir-se e descansar. Perguntei-me: como é que pode? como é que ele consegue?

Fui estudar a questão e percebi, primeiro, que não há solução fácil ou mágica. A vida contemporânea é complexa mesmo e faz inúmeras demandas sobre o nosso tempo. Mas, em segundo lugar, descobri que, embora não fosse coisa fácil, nem que envolvesse mágica, havia uma série de medidas que podiam nos ajudar a assumir controle de nossa vida – porque é disso, em última instância, que se trata.

A primeira medida é ganhar clareza sobre como gastamos o nosso tempo – fazendo um acompanhamento detalhado dos nossos dias durante um certo período.

A segunda medida é analisar cuidadosamente esses dados, classificando-os entre “Importantes e Urgentes”, “Importantes mas não Urgentes”, “Não-Importantes mas Urgentes” e “Não-Importantes e Não-Urgentes”.

A terceira medida é imediatamente deixar de fazer o que não é nem importante nem urgente. Não é difícil entender o bom senso dessa medida. O difícil é decidir o que é que não é nem importante nem urgente. Ler jornais e revistas semanais de cabo a rabo, navegar sem rumo pela Internet, checar os e-mails duzentas vezes por dia, arranjar os ícones de Windows na tela, brigar demoradamente com a atendente da operadora de telefone por causa de um erro de cinco reais na conta, etc. – nada disso é, pareceu-me então, nem importante, nem urgente. Ganhei preciosos minutos por dia e por semana deixando de fazer isso.

A quarta medida é lidar com o que é urgente mas não é importante. Como as coisas aqui são urgentes, não é possível simplesmente deixar de fazê-las. A solução mais costumeira é delegá-las. Uma secretária, um assistente, um estagiário, um office boy, uma empregada doméstica – ou mesmo o cônjuge ou os filhos – podem assumir muitas dessas tarefas, alguns de forma remunerada, outros como encargos familiares. O problema é que muita gente é incapaz de delegar. Por alguma razão, acredita que só ele é capaz de fazer, e fazer bem, as coisas que é urgente fazer. Conheço um grande advogado que não delega para estagiários nem mesmo a tarefa de ir ao Fórum para lá acompanhar o andamento de processos. Segundo alega, uma vez fez isso e perdeu um prazo importante porque o estagiário bobeou. Mas nunca iremos conseguir administrar o tempo se não soubermos delegar – e lidar com eventuais problemas à medida que aconteçam. A incapacidade de delegar é o primeiro dos inimigos da boa administração do tempo.

Isso resolvido, temos de lidar, como quinta medida, com o que realmente vale a pena: as coisas importantes. É aqui que entra a questão do foco, hoje muito discutida.

Algumas das tarefas importantes são também urgentes: se não pudermos delegá-las a quem possa realizá-las bem, temos de nos dedicar a elas imediatamente e fazê-las o mais rápido possível. Sem relaxo, mas, também, sem perfeccionismo. Se a incapacidade de delegar é o primeiro inimigo da boa administração do tempo, o perfeccionismo é o segundo inimigo. A pressa, dizem, é inimiga da perfeição. Mas a busca da perfeição, embora necessária nas artes e no esporte, é inimiga da gestão eficaz do tempo. O artista e o esportista só conseguem chegar perto da perfeição porque são focados exclusivamente numa só área da vida – deixam tudo o mais de lado. Nós, pobres mortais, que não podemos fazer isso, tempos de abrir mão da busca da perfeição  – sem, porém, abrir mão de certos padrões de qualidade.

Outras coisas importantes não são tão urgentes, ou assim nos parecem. A nossa tendência aqui é procrastinar – empurrá-las com a barriga. A procrastinação é o terceiro grande inimigo da boa administração do tempo. Ter tempo de qualidade com a família é importante para você? Priorize isso. Abra mão, se necessário, de outras coisas menos importantes. Tenha foco. Cuidar de sua saúde, exercitar-se, ter lazer, é importante para você? Priorize isso. Tenha foco. Nada faz com que algo importante seja focado e se torne também prioritário e urgente como um grande susto com a saúde: um infarto, por exemplo. Sei do que falo nesta questão – embora às vezes me pegue me comportando como se não soubesse…

Pergunta: Qual são as conseqüências para quem não consegue tempo para a saúde, para o lazer, para a família?

Um infarto, por exemplo, como acabo de mencionar… Ou o cônjuge encontrar alguém que lhe dê mais tempo e atenção… Ou perceber que os filhos cresceram e você não notou, e, hoje, é quase um estranho em suas vidas… Ninguém conscientemente deseja essas coisas. Mas, frequentemente, nos comportamos não só como se não nos importássemos, mas até mesmo como se as desejássemos!

Pergunta: No que isso pode prejudicar no mundo dos negócios?

Uma pessoa de negócio com problemas de saúde ou com problemas familiares não tem condições de apresentar o mesmo desempenho que apresentaria se a saúde estivesse 100% e tudo estivesse bem com o cônjuge e os filhos.

Pergunta: Quais são as principais barreiras encontradas pelas pessoas que não conseguem administrar sua agenda? E como elas podem rompê-las?

Já as listei: incapacidade de delegar, perfeccionismo, procrastinação. É possível adquirir novos hábitos nessas áreas – mas não é fácil: exige determinação, paciência e persistência. Sempre vai haver recaídas – mas não podemos usá-las como justificativa para voltar aos velhos hábitos.

Pergunta: O que é preciso saber para conseguir sucesso na vida profissional e pessoal?

Gosto de listar os 8 P’s: Pensamento, Propósito, Paixão, Plano, Produção, Provisão, Postura, e Persistência. O sucesso só bem para quem sabe o que busca, para quem sabe aonde quer chegar. Essa a função do Pensamento: uma idéia norteadora que vai nos servir de bússola. Mas o Pensamento só não basta: é preciso que ele se transforme em um Propósito – e que esse Propósito seja perseguido com Paixão. Mas a Paixão não é substituto para a elaboração de um Plano de Ação racional para realizar o Propósito – e um Plano que seja verdadeiramente de Ação, certamente não pode ficar no papel: precisa ser posto em prática, transformado em ação. Essa é a função do que chamo de Produção. Mas para pôr o plano em ação é necessário fazer Provisão: buscar os recursos e os instrumentos requeridos pelo plano para que se transforme em realidade. Isso, no entanto, não se consegue sem Postura: adesão séria a princípios e valores que contribuam para o sucesso. Por fim, Persistência. Vai haver problemas e dificuldades, haverá horas em que ficaremos tentados a desistir… Mas os que são bem sucedidos são aqueles que, mesmo quando caem, “levantam-se, sacodem a poeira e dão a volta por cima”.

Pergunta: Por fim, qual é sua formação profissional e quais são suas especialidades.

Fiz curso de graduação em Teologia e Pós-Graduação (Mestrado e Doutorado) em História (Mestrado) e Filosofia (Doutorado). Fui professor universitário durante 35 anos – 32 dos quais na UNICAMP, da qual me aposentei no final do ano passado (2006). Há cerca de 25 anos me enveredei pela área do uso da tecnologia na eficiência pessoal, no treinamento, na educação. Isso é hoje uma de minhas áreas de atuação profissional, como consultor. A Microsoft é minha principal cliente aqui. Desde janeiro deste ano  (2007) sou Secretário Adjunto de Ensino Superior do Governo do Estado de São Paulo. E, por fim, como já disse, sou casado, tenho quatro filhos e sete netos.

Em Campinas, 25 de fevereiro de 2007

1. A que se deve o surgimento (ou mesmo o crescimento) da necessidade de se controlar o tempo das atividades? Será que o relógio dominou o homem?

Importante que esta seja a primeira pergunta, porque ela me permite combater, desde o início, o maior mito que já se disseminou sobre a administração do tempo: a idéia de que administrar o tempo é “controlar o tempo das atividades”, ficar escravo do relógio.

Administrar o tempo não é equivalente a cronometrar nossas atividades, para ver se conseguimos reduzir o tempo dedicado a cada uma delas (assim fazendo mais ao final do dia — do mês, do ano, da vida).  Administrar o tempo envolve, acima de tudo, analisar séria e cuidadosamente nossas atividades, para determinar sua importância e urgência, ou seja, sua prioridade — e, depois, agir de conformidade com essa prioridade.

As atividades que desenvolvemos ao longo do dia, do mês, do ano, da vida, podem ser classificadas em quatro grandes categorias:

• Atividades importantes e urgentes
• Atividades importantes mas não  tão urgentes
• Atividades urgentes mas não (tão) importantes
• Atividades nem importantes nem urgentes

A simples elaboração dessa lista já nos faz pensar.

A primeira categoria (coisas importantes e urgentes) certamente deve incluir nossas atividades prioritárias: aquelas a que devemos dedicar a maior parte do nosso tempo e do nosso esforço.

A quarta categoria (coisas nem importantes nem urgentes) é tão pouco prioritária que podemos simplesmente ignorar as atividades que porventura se incluam nelas. Se algo não é nem importante nem urgente, por que fazer?

O problema é definir a prioridade relativa entre as atividades da segunda e da terceira categorias: coisas importantes mas não tão urgentes e coisas urgentes mas não (tão) importantes.

O resultado mais significativo desse exercício, entretanto, não é uma lista priorizada de atividades às quais você se compromete dedicar o seu tempo e a sua energia — embora isso seja o que você está buscando. O resultado mais significativo é que você começa administrar a própria vida — afinal, tempo é vida, não é mesmo? Quando acaba o nosso tempo, acaba a nossa vida. Administrar o tempo, portanto, é administrar a própria vida. Esse o título de um artiguete que escrevi há vários anos.

Administrar a própria vida é se perguntar o que é realmente importante para a gente — e, se a gente não está fazendo o que realmente é importante, investigar por quê.

Como se vê, administrar o tempo não é ficar, cronômetro na mão, controlando o tempo que levamos para fazer o que de fato fazemos: é determinar se o que de fato fazemos vale a pena, se não existe algo mais importante a que deveríamos estar dedicando nosso tempo.

Se estou ouvindo uma música de que gosto muito, ou se estou assistindo a um de meus filmes favoritos, ou se estou brincando com meu filho ou neto pequeno — o importante não é tentar fazer essas coisas no menor tempo possível: o importante é prolongar o gozo de estar envolvido nelas, desfrutá-las, degustá-las, como se degusta a um bom vinho (i.e., devagar…).  Se consigo fazer isso, estou administrando bem o meu tempo.

Se, por outro lado, passo o meu dia correndo atrás de coisas que não são importantes, e, às vezes, nem tão urgentes, ou, pior, se fico perdido, sem saber o que fazer, seja porque tenho coisas demais que parecem requerer minha atenção, seja porque tenho tão poucos interesses que nada parece valer a pena fazer, então estou administrando mal o meu tempo (i.e., a minha vida).

2. As pessoas estão correndo demais e olhando de menos para as coisas que fazem, isto é, há um desperdício do tempo utilizado?

Certamente a vida de hoje numa grande cidade brasileira é muito mais agitada do que costumava ser — e é muito mais agitada do que a vida numa pequena e pacata cidade do interior (Lucélia, por exemplo, onde nasci).  Até crianças pequenas têm agendas, hoje, que indicam que a maior parte do seu tempo está planejado e programado para elas: têm horas marcadas para se levantarem, ir à escola, almoçar, ir ao curso de Inglês, ir à escolinha de futebol (ou ao balé), tomar banho, jantar, fazer deveres escolares, quem sabe assistir a um pouco de TV e ir dormir.

Numa situação assim, que aflige a maior parte das pessoas e famílias das grandes cidades hoje em dia, o problema não é que o tempo das pessoas esteja sendo desperdiçado, que elas estejam gastando mais tempo para fazer as coisas do que é necessário. O problema é que as pessoas não estão refletindo o suficiente sobre o que estão fazendo, não estão se perguntando se essa agitação toda é necessária, se não há coisas mais importantes, no longo prazo, ou que trazem mais satisfação, no curto prazo, que poderiam estar fazendo.

A agitação da vida moderna não é um fatalismo que temos de aceitar. Se, ao refletirmos sobre tudo que fazemos, e que torna a nossa vida agitada (às vezes nos levando à morte por uma dessas doenças relacionadas ao estilo de vida, morte essa que decreta o fim do nosso tempo), concluímos que é isso que de fato queremos da vida, então o nosso estilo de vida passa a ser fruto de uma decisão consciente e não teremos por que reclamar, nem mesmo quando estivermos na UTI de um hospital em decorrência de estresse decorrente de nosso estilo de vida. Mas se, no processo de refletir, concluímos que essa agitação toda, além de tudo, não nos permite fazer o que realmente é importante para nós, como passar tempo com quem amamos, curtir as coisas boas e em geral simples da vida, então é hora de mudar — e teremos sorte se conseguirmos mudar enquanto é (há) tempo.

Tempo desperdiçado não é aquele em que ficamos sem fazer nada: é aquele em que fazemos aquilo que não nos é importante. Ficar sem fazer nada (do ponto de vista exterior) talvez seja, de vez em quando, a coisa mais importante que podemos fazer.

3. As pessoas têm acumulado coisas a mais que sua capacidade para fazer, daí estaria a causa do problema?

Essa é certamente uma parte do problema. É interessante se perguntar por que estamos assumindo tantas coisas — mais do que conseguimos fazer sem prejudicar nossa saúde física ou mental, ou sem ter de deixar de lado outras coisas que nos são realmente importantes (como passar mais tempo com a família — tempo de qualidade, “reservado”, não tempo “sobrado”).

Se temos coisas demais para fazer, é hora de nos perguntar se não podemos delegar algumas delas a terceiros, ou se não estamos, por causa, às vezes, de um perfeccionismo abstrato, gastando tempo demais com coisas que não merecem tanto tempo, por não serem tão importantes e prioritárias.

A causa principal do problema, parece-me, está no fato de que, entre essas coisas todas cuja realização assumimos, há inúmeras que não são realmente importantes para nós — importantes em termos de nossos próprios valores, não dos valores de terceiros! É aí que devemos atacar a questão do chamado desperdício de tempo.

4. Qual a importância de administrar seu tempo na realização de tarefas?

Resumindo o que já disse anteriormente, administrar o tempo não é tanto uma questão “de varejo”: é administrar estrategicamente a própria vida, definindo prioridades — e, em seguida, concentrar nosso tempo e energia no que é prioritário (importante ou urgente), deixando de lado aquilo que não é importante e gerenciando o melhor possível aquilo que é urgente sem ser importante.

Aqui talvez seja o melhor lugar de lidar com uma questão central na vida da maior parte de nós.

Muitos de nós trabalhamos como empregados em uma empresa, ou em uma organização não-governamental, ou em um órgão do governo. Quem trabalha como empregado está, na realidade, vendendo ao empregador parte de seu tempo (e do uso de sua inteligência, de suas competências, de seu esforço) em troca de um salário (dinheiro). Isso quer dizer que o uso de nosso tempo durante o horário de trabalho é, em parte, determinado pelo nosso empregador, não por nós mesmos. Isso, naturalmente, não quer dizer que não possamos, até certo ponto, administrar nosso tempo no trabalho (vamos discutir essa questão na resposta à pergunta seguinte) — mas quer dizer que a nossa flexibilidade na administração do nosso tempo enquanto no trabalho é mais limitada.

Se olharmos a questão do trabalho assalariado (venda de nosso tempo e do uso de outras qualidades nossas) numa perspectiva mais abrangente, vamos constatar que da mesma forma que vendemos nosso tempo, nós também compramos tempo dos outros ao contratarmos o trabalho alheio — ou o fruto desse trabalho. Se contratamos uma empregada doméstica, estamos comprando o tempo dela (e, naturalmente, o uso de algumas de suas qualidades) — ela vai fazer para nós coisas que, se nós fôssemos fazer, gastariam parte de nosso tempo. Como preferimos fazer algumas outras coisas com o nosso tempo (como vendê-lo ao nosso empregador em troca de um salário melhor do que o que pagamos à nossa empregada) compramos o tempo dela (em troca de um salário menor do que o nosso).

Na verdade, eu conheço mulheres que trabalham fora (i.e., vendem o seu tempo a um empregador) em troca de um salário que não é muito maior do que o que pagam à empregada doméstica que precisam contratar para cuidar de sua casa enquanto trabalham fora. Por que fazem isso? Porque preferem trabalhar fora (isto lhes traz mais satisfação ou realização pessoal) do que ficar trabalhando em casa fazendo um trabalho que acham chato e sem encontrar pessoas interessantes — uma questão de prioridade.

Eu, por exemplo, poderia fazer o jardim da minha casa. Mas como há um bom jardineiro que faz isso a cada quinze dias para mim por um preço relativamente barato, prefiro pagar-lhe esse preço para cuidar de meu jardim enquanto eu fico lendo ou escrevendo (e vendo o jardineiro trabalhar no jardim lá fora). Novamente, questão de prioridade.

Se não somos ricos por herança, e temos de trabalhar para sobreviver, o nosso trabalho se torna algo não só urgente mas (pelo menos indiretamente) importante — importante pelo menos por aquilo que ele nos permite realizar com o salário que recebemos: nos manter a nós mesmos e à nossa família. O horário dedicado ao trabalho, assim, assume importância e deve ter prioridade — mesmo que aquilo que fazemos dentro desse horário não nos pareça importante ou sequer urgente.

Se temos de trabalhar como assalariados, e a maioria de nós tem, não resta a menor dúvida de que a melhor opção, se é que temos escolha, é por um trabalho que é, em si, interessante (“gratificante” é o termo da moda) — não por um trabalho chato e maçante.  O problema é que a maioria de nós não tem muita escolha — e, por isso, muitas vezes somos levados a trabalhar com algo que não traz satisfação e realização pessoal. Mesmo quando isso acontece, porém, é preciso encarar o trabalho da perspectiva daquilo que o seu fruto (o salário) nos permite realizar — e isso em geral nos obriga  a colocar o trabalho entre as coisas que são importantes (além de, sem dúvida, urgentes).

Rubem Alves nos diz, em vários de seus livros, que a educação é o processo pelo qual criamos e equipamos duas caixinhas: uma caixinha de ferramentas e uma caixinha de brinquedos. A primeira contém aquelas competências e habilidades que são necessárias para nos manter vivos; a segunda contém aquelas competências e habilidades que nos fazem querer continuar vivos, isto é, que dão razão e sentido à nossa vida. O ideal sem dúvida é que consigamos nos manter vivos fazendo coisas que nos dão prazer e satisfação, que nos fazem felizes. Se isso não é possível, porém, devemos encarar o nosso trabalho da perspectiva daquilo que ele nos permite fazer, fora do horário de trabalho, com nossa caixinha de brinquedos.

5. Administrar o tempo reduz gastos nas empresas? Por quê?

As empresas, como as pessoas, acabam por desenvolver rotinas, que se incorporam em sua cultura organizacional, que são ineficientes.

Uma atividade é ineficiente quando a sua execução não otimiza — vale dizer, desperdiça — recursos, isto é, consome mais recursos para promover um determinado fim do que é necessário — ou do que uma atividade alternativa consome para chegar aos mesmos resultados. Os recursos em pauta podem ser financeiros, materiais ou humanos (o tempo das pessoas, por exemplo). Certamente a administração do tempo pode levar as empresas a descobrir quais atividades dentro dela estão sendo ineficientes pelo menos no uso do recurso tempo — e a tomar as medidas necessárias para corrigir a ineficiência (tornando as rotinas de trabalho mais eficientes no uso desse recurso ou até mesmo substituindo-as por outras mais eficientes).

Mas as empresas, muitas vezes, desenvolvem atividades que são ineficazes.

Uma atividade é ineficaz quando ela é não produz os resultados desejados (dado um determinado contexto), nem mesmo ineficientemente. Ser eficaz, portanto, é fazer a coisa certa (aquilo que deve ser feito para produzir os resultados que desejamos) — ainda que essa coisa seja feita do jeito errado (isto é, de forma ineficiente).

O ideal é ser eficiente e eficaz: fazer certo a coisa certa.

O problema de muitas empresas é que elas fazem um número enorme de coisas ineficazes, isto é, que realmente não produzem os resultados desejados. Essas atividades devem ser abandonadas, porque, ainda que realizadas eficientemente (sem que haja desperdício de recursos na sua realização) elas são, em si, um desperdício de recursos, pois não produzem os resultados desejados (ainda que sejam realizadas com a maior eficiência). Em outras palavras: não vale a pena fazer bem o que não deve ser feito: o que não deve ser feito simplesmente não deve ser feito.

Esse conjunto de considerações tem levado muitas empresas a analisar com cuidado suas “competências básicas” (o seu “core business”) e, em alguns casos, a adotar a chamada “terceirização”.

Uma empresa de alta tecnologia como a Microsoft tem suas “competências básicas” (seu “core business”) na área de desenvolvimento de software. Ela não é especializada, digamos, na realização de serviços de limpeza e de fornecimento de refeições. No entanto, em suas enormes instalações em Redmond, WA, nos Estados Unidos, atividades como a limpeza dos prédios e o fornecimento de refeições aos empregados têm de ser realizadas. Qualquer ação que as realizar é, assim, eficaz — produz resultados que são desejados. A Microsoft tem alternativas sobre a melhor maneira de produzir esses resultados. Ela pode contratar empregados que façam essas coisas ou pode terceirizar esses serviços para empresas especializadas — que, provavelmente, por serem especializadas, vão conseguir prestar esses serviços para a Microsoft com melhor qualidade e com menor custo (i.e., maior eficiência) do que se a Microsoft, ela mesma, contratasse as pessoas para realizar os serviços. Dentro das prioridades da Microsoft, ela prefere focar o tempo de seus empregados e a sua energia organizacional na realização daquilo que lhe é, acima de tudo, importante. Isso lhe permite ser eficaz (conseguindo que algo que precisa ser feito seja feito) e mais eficiente (reduzindo os custos e melhorando a qualidade dos serviços que estão fora de suas competências básicas).

Num desenvolvimento interessante, algumas empresas, como a Nike, acabaram definindo seu “core business” de forma que lhes permite terceirizar a maior parte de suas atividades. A Nike, como se sabe, só cria os seus produtos e cuida do marketing necessário para vendê-los. A manufatura, em si, de toda a sua linha de produtos é terceirizada.

6. Saber administrar o tempo é uma saída para se destacar dentro da empresa, ou seja, a pausa para o café é mal vista pelo chefe?

A maior parte das grandes empresas, que, em geral, são mais bem administradas, não enfoca a questão desse ângulo  de “micro-gestão”: de ficar fiscalizando se seus empregados estão gastando muito tempo na pausa para o café, ou se estão conversando demais durante o expediente, ou mesmo se estão usando a Internet para realizar atividades pessoais (pagar contas, por exemplo), não relacionadas ao trabalho.

A maior parte das grandes empresas hoje em dia encara a administração do tempo em termos dos resultados obtidos. Em geral elas dão razoável flexibilidade aos empregados sobre a forma de alcançar esses resultados. Se posso citar novamente a Microsoft, os empregados, lá, têm a possibilidade de adotar um horário de trabalho relativamente flexível (flextime). Ou podem sair, durante o expediente, para relaxar (nadar, fazer exercícios, receber uma massagem). Ou podem até mesmo, querendo, cochilar um tempo em seu escritório. O importante é que não percam de foco suas metas, como empregados da empresa, colocando em risco os resultados que a empresa está determinada a alcançar. Se uns empregados gastam mais tempo no café ou no almoço, ou chegam mais tarde, ou saem mais cedo, isso, em si, não é problema — desde que as coisas importantes e urgentes estejam sendo feitas dentro dos prazos combinados e no nível de qualidade desejado.

7. Que tipo de dica o senhor poderia dar para as pessoas prestarem mais a atenção durante seu trabalho e regularem melhor o tempo com suas obrigações?

A melhor sugestão de certo modo já foi dada meio que en passant. As pessoas em geral têm um desempenho muito melhor no trabalho quando o seu trabalho lhes permite unir o útil ao agradável: ganhar a vida e fruí-la, ou gozá-la, ao mesmo tempo, fazer convergir os objetivos organizacionais e os objetivos pessoais, tornar o urgente importante, fazer da caixinha de ferramentas ao mesmo tempo uma caixinha de brinquedos. Para a pessoa que gosta de fazer aquilo que o seu trabalho exige que ela faça o trabalho não vai ser penoso e, por isso, não vai parecer trabalho: vai parecer mais como um lazer escolhido para dar prazer — e, por isso, ela não terá problemas em lhe dar a devida importância e prioridade. Os melhores profissionais são aqueles que têm prazer no que fazem — que estariam fazendo aquilo com gosto mesmo que não fossem pagos para fazê-lo.

Isso nem sempre é possível. Mas nossa educação deveria nos preparar para isso. O ideal é não separar trabalho e lazer / prazer — e trabalhar, meio que contra a vontade, apenas porque o trabalho torna possível fazer o que dá prazer quando a gente está fora do trabalho, ou no fim de semana, ou em férias, ou aposentado. O ideal é definir com clareza aquilo que nos dá prazer, aquilo que gostamos de fazer — e, daí, encontrar uma forma de ganhar dinheiro fazendo aquilo… Se conseguirmos, não teremos problema algum em administrar o nosso tempo no trabalho.

Em Campinas, 24 de agosto de 2005

Geralmente quem escreve sobre administração do tempo não o faz porque seja especialista na questão, mas, sim, porque quer aprender mais sobre o assunto. Pelo menos foi esse o meu caso. Vou relatar aqui algumas de minhas descobertas, como roteiro para a leitura do quarto texto.

1) Administrar o tempo não é uma questão de ficar contando os minutos dedicados a cada atividade: é uma questão de saber definir prioridades. Provavelmente (numa sociedade complexa como a nossa), NUNCA vamos ter tempo para fazer tudo o que precisamos e desejamos fazer. Saber administrar o tempo é ter clareza cristalina sobre o que, para nós, é mais prioritário, dentre as várias coisas que precisamos e desejamos fazer – e tomar providências para que essas coisas mais prioritárias sejam feitas, sabendo que as outras provavelmente nunca vão ser feitas (mas tudo bem: elas não são prioritárias).

2) Dentre as coisas que vamos listar como prioritárias, algumas estarão ali porque nos são importantes, outras porque são urgentes. Imagino que algo que não é NEM importante NEM urgente não estará na lista de ninguém. E também sei que na lista de todo mundo haverá coisas que são IMPORTANTES E URGENTES. Não resta a menor dúvida de que estas coisas devem ser feitas imediatamente, ou, pelo menos, na primeira oportunidade. Poucas pessoas questionarão isso. O problema surge com coisas que consideramos importantes, mas não urgentes, e com coisas que são urgentes, mas às quais não damos muita importância.

3) Digamos que você considere importante ficar mais tempo com sua família. Por outro lado, você tem que trabalhar x horas por dia. Se o seu trabalho é mais importante do que ficar com a sua família, o problema está resolvido: você trabalha, mesmo que isso prejudique a convivência familiar. Mas e se o trabalho não é mais importante para você do que a convivência familiar? Neste caso, provavelmente o trabalho é urgente, no sentido de que tem que ser feito, pois doutra forma você vai ser despedido (ou perder clientes, se for autônomo ou empresário) e vai ter dificuldades para manter sua família (embora, sem trabalho, provavelmente vai poder passar mais tempo com ela…). Aqui o conflito é entre o importante e o urgente – e é aí que a maior parte de nós se perde, e por uma razão muito simples: algumas das tarefas que temos que realizar não são selecionadas por nós, mas nos são impostas. Isto é: não somos donos de todo o nosso tempo. Não temos, em relação ao nosso tempo, toda a autonomia que gostaríamos de ter. Quando aceitamos um emprego, estamos, na realidade, nos comprometendo a ceder a outrem o nosso tempo (e, também, o nosso esforço, a nossa capacidade, o nosso conhecimento, etc.). Este é um problema real e de solução difícil: não somos donos de boa parte de nosso tempo.

4) Acontece, porém, que geralmente usamos mal o tempo que dedicamos ao trabalho (e, por isso, temos que fazer hora extra ou trazemos trabalho para casa), ou mesmo o tempo que passamos em casa. Usar mal QUER DIZER que muitas vezes usamos o nosso tempo para fazer o que não é nem importante nem urgente, mas apenas algo que sempre fizemos, pela força do hábito. Alguém me disse, quando eu era criança, que a gente nunca deveria abandonar a leitura de um livro, por pior que ele fosse. Que bobagem! Mas quanto tempo desperdicei terminando de ler coisa que de nada me serviu por causa desse conselho! Uma vez me peguei dizendo à minha família que não poderia fazer algo (não me lembro o quê) domingo de manhã porque precisava ler os jornais. Eu lia, religiosamente, a Folha e o Estado aos domingos de manhã (sinto muito, folks: há tempo que não freqüento escola dominical). Lia por hábito. Achava que um professor tem que se manter informado. Mas quando disse que “precisava” ler os jornais me dei conta de que realmente não precisava lê-los. O que é de pior que poderia me acontecer se eu não lesse os jornais, me perguntei. NADA, foi a resposta que tive honestamente que dar. Se houver algo importante nos jornais provavelmente fico sabendo no noticiário da TV, ou na VEJA. Mas daí me perguntei: e preciso ler a VEJA todas as semanas? Resposta: não. Existe algo que eu prefiro ler/fazer naquelas manhãs de domingo que ganhei? Claro, muitas coisas – PARA AS QUAIS EU ANTES NÃO TINHA TEMPO. Ganhei as horas dos jornais, ganhei as horas da VEJA, fui ganhando uma horinha aqui outra ali, para as coisas que eu realmente queria fazer há muito tempo e não achava tempo…

5) Administrar o tempo é ganhar autonomia sobre a sua vida, não é ficar escravo do relógio. É uma batalha constante, que tem que ser ganha todo dia. Se você quer ter a autonomia de decidir passar mais tempo com a família, ou sem fazer nada, você tem que ganhar esse tempo deixando de fazer outras coisas que são menos importantes para você. Em última instância pode ser que você até tenha que, eventualmente, arrumar um outro emprego ou uma outra ocupação.

6) O tempo é distribuído entre as pessoas de forma bem mais democrática que muitos dos outros recursos de que nós dependemos (como, por exemplo, a inteligência). Todos os dias cada um de nós recebe exatamente 24 horas (a menos que seja o último dia de nossas vidas): nem mais, nem menos. Rico não recebe mais do que pobre, professor universitário não recebe mais do que analfabeto, executivo não recebe mais do que operário. Entretanto, apesar desse igualitarismo, uns conseguem realizar uma grande quantidade de coisas num dia – outros, ao final do dia, têm o sentimento de que o dia acabou e não fizeram nada. A diferença é que os primeiros percebem que o tempo, apesar de democraticamente distribuído, é um recurso altamente perecível. Um dia perdido hoje (perdido no sentido de que não realizei nele o que precisaria ou desejaria realizar) não é recuperado depois: é perdido para sempre.

7) Há os que afirmam, hoje, que o recurso mais escasso na nossa sociedade não é dinheiro, não são matérias primas, não é energia, não é nem mesmo inteligência: é tempo. Mas tempo se ganha, ou se faz, deixando de fazer coisas que não são nem importantes nem urgentes e sabendo priorizar aquelas que são importantes e/ou urgentes.

8) Quem tem tempo não é quem não faz nada: é quem consegue administrar o tempo que tem de modo a poder fazer aquilo que quer.

9) Por outro lado, ser produtivo não é equivalente a estar ocupado. Há muitas pessoas que estão o tempo todo ocupadas exatamente porque são improdutivas – não sabem onde concentrar seus esforços e, por isso, ciscam aqui, ciscam ali, mas nunca produzem nada. Ser produtivo é, em primeiro lugar, saber administrar o tempo, ter sentido de direção, saber aonde se vai.

10) Administrar o tempo, em última instância, é planejar estrategicamente a nossa vida. Para isso, precisamos, em primeiro lugar, saber aonde queremos chegar (definição de objetivos). Onde quero estar, o que quero ser, daqui a 5, 10, 25, 50 anos? O segundo passo é começar a estrategiar: transformar objetivos em metas (com prazos e quantificações) e decidir, em linhas gerais, como as metas serão alcançadas. O terceiro passo é criar planos táticos: explorar as alternativas específicas disponíveis para se chegar aonde queremos chegar, escolher fontes de financiamento (emprego, em geral, é fonte de financiamento), etc. Em quarto lugar, fazer o que tem que ser feito. Durante todo o processo, precisamos estar constantemente avaliando os meios que estamos usando, para verificar se estão nos levando mais perto de onde queremos vamos querer estar ao final do processo. Se não, troquemos de meios (procuremos outro emprego, por exemplo).

11) Mas tudo começa com uma verdade tão simples que parece uma platitude: se você não sabe aonde quer chegar, provavelmente nunca vai chegar lá – por mais tempo que tenha.

12) Quando o nosso tempo termina, acaba a nossa vida. Não há maneira de obter mais. Por isso, tempo é vida. Quem administra o tempo ganha vida, mesmo vivendo o mesmo tempo. Prolongar a duração de nossa vida não é algo sobre o qual tenhamos muito controle. Aumentar a nossa vida ganhando tempo dentro da duração que ela tem é algo, porém, que está ao alcance de todos. Basta um pouco de esforço e determinação.

NOTA: Este artigo é resumo, escrito e divulgado em 1998, de um livreto, Administração do Tempo, que escrevi em 1992. Esta versão, que aqui chamo de v.1, considera a versão original, de 1998, v.0.

Em Campinas, 24 de agosto de 2005